Montreal integra a gestão de documentos fiscais da Oi

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O Desafio:

Comandar a gestão de todos os documentos fiscais de uma das maiores operadoras de telefonia da América Latina, uma empresa com atuação em todo o território nacional; processar dados acessados por cerca de três mil funcionários e referentes a mais de 40 mil fornecedores. Esses foram os compromissos assumidos pela Montreal, ao conduzir uma das maiores operações de TI já feitas no setor de telecomunicações no Brasil. Em 2003, a empresa implementou o Projeto de Gestão Eletrônica de Documentos Fiscais na Oi, então Telemar. Desde então, mais de 2,5 milhões de documentos foram digitalizados e incorporados a um sistema integrado.


O contrato com a Oi teve como foco o relacionamento da empresa com terceiros, ou seja, fornecedores de ponta a ponta. O trabalho englobou a digitalização de contratos e procurações, a captura de documentos fiscais de entrada e o gerenciamento do fluxo de pagamento. Dessa forma, a companhia passou a ter uma visão grande-angular de todos os seus processos fiscais, reduzindo consideravelmente a possibilidade de eventuais pagamentos de multas a fornecedores e de atrasos no recolhimento de impostos. Esse controle abrangente também permitiu à Oi mitigar passivos trabalhistas de terceiros. O benefício vai além da esfera administrativa e financeira. Ele tem impacto positivo sobre a percepção da empresa no mercado e, consequentemente, sobre o custo de crédito, à medida que permite uma melhora da sua avaliação de risco.

A Montreal empregou uma tecnologia da linha GED-ECM (Gerenciamento Eletrônico de Documentos-Enterprise Content Management), aplicada via web pelo modelo Cloud Computing. Este sistema permite ao cliente acessar de qualquer computador o ambiente hospedado na rede da Montreal.

Durante todo o trabalho do novo modelo de processamento de documentos fiscais, a Oi contou ainda com o apoio de uma equipe de consultores da Montreal especializados em tecnologias de GED-ECM aplicadas à gestão de documentos e à digitalização de arquivos.

Mas o projeto desenvolvido para a Oi não se restringiu à gestão eletrônica. Com a digitalização dos documentos, foi possível desenhar e implantar o trabalho de Responsabilidade Solidária. Os fornecedores da operadora de telefonia passaram a entregar mensalmente um dossiê comprovando o cumprimento de suas obrigações tributárias e trabalhistas.

"É mais uma forma de o cliente evitar riscos financeiros e o pagamento de eventuais causas jurídicas por conta de falhas indiretas, envolvendo empresas terceirizadas", ressalta Lucia Alvarenga Barros, diretora adjunta da Montreal em Minas Gerais.

A aplicação da tecnologia GED-ECM gerou outros benefícios para a Oi. A empresa reduziu em cerca de 70% suas multas por atraso no recolhimento do diferencial de alíquota de ICMS e INSS. O novo sistema permitiu ainda à operadora padronizar seus processos internos. Esta integração eletrônica possibilitou o cumprimento ainda mais rigoroso dos prazos de pagamento de tributos. Trata-se de uma questão que ganha ainda mais importância diante da complexa legislação fiscal do país.